Stawiamy sobie wysoko poprzeczkę, co wiąże się z przeprowadzeniem dokładnej analizy, która jest wyznacznikiem dla późniejszego wdrożenia z zakresu dynamicznego przechwytywania danych (dynamic data capture) oraz dynamicznego przechwytywania dokumentów (dynamic document capture). Nie wystarczy po prostu wdrożyć i zastosować dostępne technologie. Istotne jest, aby uwzględnić w rozwiązaniu występujące w firmie potrzeby biznesowe i procesy. Takie podejście pozwoli stworzyć rozwiązanie, które od początku będzie przygotowane na nadchodzące zmiany w jego otoczeniu. Jest to o tyle istotne, że zazwyczaj przechwycone dane lub dokumenty są danymi wejściowymi dla istotnych procesów występujących w firmie, np. procesów akceptacji faktur, obsługi wniosków, zgłoszeń szkodowych czy ogólnie pojętej korespondencji od klientów.

Skuteczne wdrożenie systemu przechwytywania i procesowania danych i dokumentów wymaga zrozumienia środowiska biznesowego, w którym jest on uruchamiany. Ważne jest zastosowanie odpowiedniej metodologii wdrożenia, ale przede wszystkim zastosowanie kilku podstawowych zasad, które w znaczym stopniu zmniejszają ryzyko niepowodzenia projektu.

Wśród tych zasad możemy wyróżnić:
• możliwości jakie posiada zastosowana technologia muszą być znane dla wszystkich biorących udział w projekcie,
• należy rozumieć, jak zastosowana technologia wpisuje się w całą strategię ECM wewnątrz organizacji,
• dostawca musi mieć czas, aby w pełni zrozumieć specyfikę biznesową Klienta,
• powinno się uruchomić projekt tzw. “proof of concept” w celu potwierdzenia założeń biznesowych i lepszego zrozumienia przez Klienta zastosowanej technologii,
• oczekiwania dotyczące funkcjonalności muszą być jasno określone i uzgodnione przez wszystkich interesariuszy projektu, wymagane jest także potwierdzenie, że mieszczą się one w wyznaczonym i uzgodnionym budżecie,
• ramy czasowe dla projektu powinny być przede wszystkim realistyczne i szczegółowo zdefiniowane,
• W trakcie procesu projektowania muszą odbywać się konsultacje z użytkownikami końcowymi.

Większość producentów oprogramowania przeznacza większą część swoich dochodów na badania i rozwój, podobnie jak nasza partnerska firma KOFAX. Niezaprzeczalną zaletą kolejnych wersji oprogramowania jest dostęp do nowych funkcji i innowacji technologicznych. Aktualizacja oprogramowania obejmuje zwykle bezproblemową instalację, jednak przygotowanie do upgrade’u w złożonych środowiskach produkcyjnych jest zazwyczaj trudniejsze. Zespół SKILL & CHILL może pochwalić się dużym doświadczeniem w przeprowadzaniu upgrade’w w skomplikowanych i dużych instalacjach, co pozwala uniknąć wielu nieprzyjemnych niespodzianek oraz optymalnie wykonać prace serwisowe w tym zakresie.

Dostęp do wiedzy technicznej jest niezbędny w każdej organizacji. Problemy pojawią się zazwyczaj w najmniej odpowiednim momencie. Bazując na naszym doświadczeniu i stałym dostępie do informacji technicznych na temat produktów które wdrażamy, zespół SKILL & CHILL jest w stanie pomóc zwłaszcza wtedy, gdy od dostępności i wiedzy konsultanta zależy dotrzymanie deadline’ów w procesach biznesowych w organizacji. CHILL TEAM zapewnia wsparcie telefoniczne, jak i e-mailowe oraz bezpośrednie rozwiązywanie problemów w siedzibach Klientów.