Czym jest Mailbox Monitor?
Mailbox Monitor integruje systemy przetwarzania faktur, umożliwiając firmom wdrożenie rozwiązania do elektronicznej obsługi dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą ograniczyć zużycie papieru, co przekłada się na realne oszczędności ekonomiczne i ekologiczne.
Głównym zadaniem Mailbox Monitor jest połączenie systemu Kofax ze skrzynką e-mail i procesem biznesowym klienta. Ta integracja automatyzuje procesy rozliczania, ewidencjonowania oraz archiwizacji faktur, zmniejszając ręczny nakład pracy.
Dzięki pełnej automatyzacji, obsługa faktur staje się szybsza, bardziej efektywna i praktycznie bezbłędna. To rozwiązanie, które usprawnia codzienną pracę i pozwala skupić się na kluczowych zadaniach biznesowych.
Rola procesowa Mailbox Monitor
Mailbox Monitor to zaawansowana aplikacja, która integruje się z firmową skrzynką e-mail i automatyzuje procesy obsługi faktur. Rozwiązanie pozwala na tworzenie procesów biznesowych dla otrzymywanych faktur, zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony przed wyłudzeniami.
Kluczowe funkcje Mailbox Monitor:
- Monitorowanie skrzynki e-mail: Aplikacja stale nadzoruje wskazaną skrzynkę przedsiębiorstwa.
- Ochrona przed wyłudzeniami: System sprawdza, czy wiadomości pochodzą z zatwierdzonych domen lub adresów e-mail. Faktury z niezdefiniowanych źródeł nie są przetwarzane.
- Automatyczne tworzenie procesów: Po odbiorze e-maila z załącznikiem (np. fakturą w formacie PDF), Mailbox Monitor uruchamia proces w systemie klienta, przypisując do niego załącznik.
Jak przebiega proces obsługi faktury?
- Odbiór e-maila: Mailbox Monitor wykrywa wiadomość z fakturą.
- Tworzenie procesu: Na podstawie wiadomości w systemie klienta tworzy się proces przetwarzania faktury.
- Rozpoznawanie danych: Załącznik trafia do systemu Kofax, który rozpoznaje kluczowe informacje z faktury, takie jak numer faktury, NIP, kwoty netto i brutto, czy datę wystawienia.
- Dostosowanie do nadawcy: Kofax wykorzystuje zdefiniowane szablony (tzw. klasy dokumentu) dostosowane do stylu wystawiania faktur przez konkretnego nadawcę.
Dzięki tak zaawansowanemu procesowi, Mailbox Monitor nie tylko automatyzuje obieg dokumentów, ale także znacząco zmniejsza nakład pracy ręcznej, zapewniając bezpieczeństwo, oszczędność czasu i eliminację błędów. To innowacyjne rozwiązanie podnosi efektywność przetwarzania faktur na nowy poziom!
Obsługa faktur
Mailbox Monitor automatyzuje przetwarzanie faktur otrzymywanych e-mailem, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych. System Kofax samodzielnie wyodrębnia i uzupełnia wszystkie niezbędne informacje, takie jak: numer faktury, kwoty, data wystawienia czy NIP, w systemie przetwarzania faktur.
Jak działa obsługa faktur z Mailbox Monitor?
- Automatyczne uzupełnianie danych: Dane z faktury są automatycznie odczytywane i przenoszone do systemu, a załącznik z fakturą jest podpięty do formularza z uzupełnionymi informacjami.
- Szybka weryfikacja: Użytkownik może łatwo porównać dane wprowadzone przez system z oryginalnym dokumentem, otwierając podpiętą fakturę.
- Zabezpieczenie przed błędami: Przed realizacją płatności system weryfikuje, czy numer rachunku bankowego zgadza się z numerem wcześniej podanym przez kontrahenta. W przypadku rozbieżności płatność nie jest realizowana.
- Obsługa faktur międzynarodowych: Mailbox Monitor z łatwością przetwarza zarówno polskie, jak i zagraniczne faktury.
To rozwiązanie nie tylko oszczędza czas, ale także zwiększa bezpieczeństwo i dokładność procesów rozliczeniowych, eliminując błędy oraz minimalizując ryzyko oszustw. Dzięki Mailbox Monitor obsługa faktur jest szybka, precyzyjna i niezawodna.
