Conseils en matière de numérisation
Nous plaçons la barre très haut, ce qui implique une analyse approfondie qui prépare le terrain pour une mise en œuvre ultérieure dans les domaines de la saisie dynamique des données (dynamic data capture) et de la saisie dynamique des documents (dynamic document capture). Il ne suffit pas de mettre en œuvre et d'appliquer les technologies disponibles. Il est important de prendre en compte dans la solution les besoins et les processus existants de l'entreprise. Cette approche permettra de créer une solution préparée dès le départ aux changements à venir dans son environnement. Ceci est d'autant plus important que les données ou les documents capturés sont généralement des données d’ employées pour des processus importants se déroulant au sein de l'entreprise, par exemple les processus d'acceptation des factures, le traitement des réclamations, les rapports d'avarie ou la correspondance avec les clients en général.
Enterprise Content Management - pourquoi la consultation est-elle importante ?
SKILL & CHILL met à votre disposition des consultants entièrement formés et certifiés. Ils ont plus de 15 ans d'expérience dans ce domaine, ainsi que dans les domaines de l'archivage électronique (DMS), l’organisation de gestion des processus métier (BPM) et de l'intelligence économique (BI). L'approche adoptée par nos consultants consiste à se concentrer sur la compréhension du Client et de ses besoins, ce qui se traduit par des avantages tangibles dès le premier jour.
    Nos consultants fourniront le plus haut niveau d'assistance dans les domaines suivants :
  • Assistance à l'utilisation de toutes les capacités du système dans une installation existante,
  • Une assistance et des conseils pour moderniser efficacement la solution existante,
  • Le lancement d'un nouveau projet et la garantie de ses bénéfices à long terme.
Mise en œuvre - quelques principes SKILL & CHILL
La mise en œuvre efficace d'un système de capture et de traitement des données et des documents nécessite une compréhension de l'environnement commercial dans lequel il est exploité. Il est important d'utiliser une méthodologie de mise en œuvre appropriée, mais surtout d'appliquer quelques principes de base qui réduisent considérablement le risque d'échec du projet.
  • Parmi ces principes, il est possible de distinguer : les capacités de la technologie utilisée doivent être connues de toutes les personnes impliquées dans le projet,
  • Il est nécessaire de comprendre comment la technologie utilisée s'inscrit dans la stratégie ECM à l'intérieur de l'organisation,
  • Le fournisseur doit avoir le temps de bien comprendre les spécifications commerciales du Client,
  • Un projet appelé « proof of concept » devrait être lancé. afin de valider les hypothèses commerciales et d'améliorer la compréhension par le Client de la technologie utilisée,
  • Les attentes fonctionnelles doivent être clairement définies et approuvées par toutes les parties prenantes du projet, et la confirmation qu'elles s'inscrivent dans le cadre du budget fixé et approuvé est nécessaire,
  • Avant tout, le calendrier du projet doit être réaliste et défini en détail,
  • Les utilisateurs finaux doivent être consultés pendant le processus de conception.
    • Upgrade - pourquoi vaut-il la peine d'avoir la dernière version du système ?
    La plupart des fabricants de logiciels consacrent la majeure partie de leurs revenus à la recherche et au développement, comme le fait notre partenaire KOFAX. L'avantage indéniable des versions successives des logiciels est l'accès aux nouvelles fonctionnalités et aux innovations technologiques. Une mise à jour du logiciel implique généralement une installation sans faille, mais la préparation d'une mise à jour dans des environnements de production complexes est généralement plus difficile. L'équipe de SKILL & CHILL peut être fière de posséder une vaste expérience de la mise à jour d'installations complexes et de grande taille, ce qui permet d'éviter de nombreuses surprises désagréables et d'optimiser le travail de service dans ce domaine.
    Assistance - est-elle pertinente ?
    L'accès au savoir technique est essentiel dans toute organisation. Les problèmes surviennent généralement au moment le moins opportun. Grâce à son expérience et à son accès permanent aux informations techniques sur les produits qu'elle met en œuvre, l'équipe de SKILL & CHILL est en mesure d'apporter son aide, en particulier lorsque la disponibilité et les connaissances du consultant dépendent du respect des délais dans les processus d'entreprise de l'organisation. Le CHILL TEAM fournit une assistance téléphonique ainsi que par e-mail et résolution directe des problèmes dans les locaux des Clients.
    Accès pratique et rapide à un document
    Les documents sont conservés pour être retrouvés en cas de besoin. La recherche d'un document spécifique dans une vaste base de données peut s'avérer difficile, voire impossible, à moins de disposer d'un système de gestion électronique des documents (EDMS). L'accès pratique et rapide à un document est l'objectif principal de l'installation d'un EDMS.
    Amélioration du flux du travail
    Les processus opérationnels impliquent généralement le flux de documents de l'entreprise vers les partenaires ou les clients, d'un service à l'autre au sein de l'entreprise et d'une personne à l'autre au sein d'un même service. Les différentes personnes impliquées dans le processus devront se référer à Un document afin d'exécuter correctement la tâche prévue pour eux dans le processus. Un flux de documents bien planifié et efficace peut accélérer considérablement les processus d'entreprise et en améliorer la qualité.
    Sources de données analytiques
    L'entrepôt de données est l'un des composants les plus importants d'une solution de BI. Un entrepôt de données est une collection de données thématiquement définie, intégrée, variable dans le temps mais durable en même temps. Le concept de Data Marts est également lié à l'entrepôt de données. Il est possible de dire que les Data Marts sont des mini-entrepôts de données dont le champ d'application est limité aux données d'une plage sélectionnée (par ex. concernant une seule division ou un seul département). L'approche correcte de la construction des Data Marts prévoit qu'ils sont créés à partir de l'entrepôt de données afin de fournir ce que l'on appelle une seule version de la vérité (c'est-à-dire qu'il devrait y avoir une seule version des données sur le même sujet).
    Data Mining (analyse commerciale avancée)
    La couche d'analyse avancée est un élément qui vient tout juste d'entrer dans les schémas de l'architecture standard de l'intelligence économique (BI). Les aspects de cette couche sont eux-mêmes connus et appliqués depuis longtemps. Actuellement, des questions telles que l'exploration des données (Data Mining) font partie intégrante des solutions de BI, et les analyses et rapports correspondants sont disponibles via la couche de communication de rapports et de visualisation, par exemple dans les cockpits de gestion ou sous la forme de rapports individuels.
    Communication de rapports et visualisation
    Les applications qui fournissent une analyse des données sous forme de rapports ou de tableaux de bord constituent un élément important de la BI. En règle générale, les cockpits montrent l'état actuel des mesures et des indicateurs clés de performance (KPI) de l'entreprise. Les cockpits sont des écrans structurés qui contiennent des chiffres, des mesures, des graphiques et des indicateurs clés de performance. Les cockpits peuvent être adaptés à un objectif ou à un point de vue spécifique. Le point de vue est pris à la fois comme un point de vue individuel et à un niveau général, par exemple une division, un département. Les caractéristiques essentielles des cockpits de gestion comprennent une interface configurable et la possibilité de télécharger des données en temps réel à partir de sources multiples.
    Le workflow est un élément important de l'ECM
    Aujourd'hui, pour se développer, il est nécessaire de gagner la bataille contre la concurrence et de planifier le travail de l'entreprise de manière efficace. De nombreuses entreprises ont pris conscience de la valeur réelle de l'automatisation des flux de travail en tant que solution pour relever les défis de l'environnement commercial. Les systèmes d'automatisation du flux de travail optimisent le flux de travail d'une entreprise et ses domaines d'activité. Les éléments importants des systèmes de flux de travail sont la gestion des processus, le flux de travail et l'échange de données. Les systèmes d'automatisation des flux de travail permettent aux entreprises d'atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité et de productivité en automatisant les tâches répétitives et routinières.