Qu'est-ce que c’est Mailbox Monitor ?
La tâche de Mailbox Monitor est d'intégrer les systèmes qui traitent les factures. Les entreprises traitant des factures choisissent souvent de mettre en place un système permettant le traitement électronique des factures. La mise en œuvre d'une telle solution permet de réduire considérablement la consommation de papier, ce qui se traduit par des avantages économiques. La tâche de Mailbox Monitor est d'intégrer le système Kofax à la boîte de réception des courriels du client et à ses processus opérationnels. L'intégration fournie par Mailbox Monitor permet d'automatiser l'ensemble du processus de facturation, d'enregistrement et d'archivage des factures. Dans la pratique, cela signifie une réduction de la quantité de travail nécessaire pour traiter une facture. L'ensemble du processus est informatisé, ce qui minimise la quantité de travail manuel.
Rôle de Mailbox Monitor dans le processus - Quel est le rôle de Mailbox Monitor dans le traitement des factures ?
Mailbox Monitor s'intègre à la boîte aux lettres électronique désignée par l'entreprise et crée des processus commerciaux pour les factures reçues. Lors de la configuration de Mailbox Monitor, l'utilisateur indique les adresses et les domaines de courrier électronique à partir desquels les factures seront délivrées. L'utilisation de la solution Mailbox Monitor offre une protection contre le phishing. Le système reconnaît si le domaine à partir duquel le message a été délivré, figure dans la liste des expéditeurs. Une facture provenant d'une source non définie n'est pas traitée. Si un message contenant une pièce jointe est délivré à partir d'un domaine ou d'une adresse électronique spécifique. Mailbox Monitor télécharge la pièce jointe envoyée et, en fonction de sa configuration, crée un ou plusieurs processus de facturation. Les pièces jointes (généralement au format PDF) sont attachées par Mailbox Monitor au processus de facturation en cours de création et la circulation des documents commence. A quoi ressemble la création d'un traitement de factures à l'aide de Mailbox Monitor:
- Mailbox surveille en permanence la boîte aux lettres de l'entreprise.
- Un message est délivré dans la boîte de réception du courrier électronique.
- La boîte aux lettres reçoit un message électronique contenant un fichier joint à un courrier électronique.
- Sur la base du message électronique reçu, Mailbox Monitor crée un processus de traitement des factures dans le système de traitement des factures du client.
À ce stade, les données de la facture électronique ne sont pas encore intégrées dans le processus de création. Le processus comprend juste un ficher joint à un courrier électronique L'étape suivante consiste à reconnaître la facture jointe. Mailbox Monitor déclenche la reconnaissance des fichiers joints à un courrier électronique dans le système Kofax. Une fois reconnu, Kofax complète les données de la facture dans le système de gestion de l'entreprise. Kofax reconnaît sur le document : le numéro de facture, le numéro de TVA, la valeur nette, la valeur brute, la date d'émission du document.
L'application Kofax adapte la reconnaissance de la facture au numéro de TVA. Dans Kofax, les modes de reconnaissance des factures sont définis en fonction de leur expéditeur. Chaque entreprise (expéditeur) utilise son propre modèle de facturation. Les modèles définis sont appelés "classes de documents". Le processus ainsi créé déclenche le règlement de la facture.
Traitement des factures
L'utilisateur ne doit pas réécrire manuellement les données d'une facture reçue par courrier électronique. Le système Kofax complète lui-même les données. Toutes les données nécessaires pour lancer le processus de règlement des factures sont automatiquement extraites du document et complétées dans le système de traitement des factures. En outre, une facture est jointe au formulaire avec les données complétées. L'utilisateur peut ainsi vérifier rapidement l'exactitude des données complétées. Il suffit d'ouvrir le document joint et de comparer son contenu avec les données introduites dans le système. Une autre mesure de protection contre le paiement d'une facture pour un service non sollicité consiste à définir un numéro de compte bancaire. Avant de terminer le traitement de la facture et de procéder au paiement du montant dû, le système de documentation électronique vérifie si le numéro de compte bancaire correspond à celui fourni précédemment par la contrepartie. Si le numéro de compte ne correspond pas, le paiement ne sera pas effectué. Actuellement, le système Mailbox Monitor prend en charge les factures polonaises et étrangères.
