Cos'è Mailbox Monitor?
Il compito di Mailbox Monitor è quello di integrare i sistemi di elaborazione delle fatture. Le aziende che elaborano le fatture spesso decidono di implementare un sistema che consenta l'elaborazione elettronica delle fatture. L’implementazione di una tale soluzione riduce significativamente il consumo di carta, portando così vantaggi economici. Il compito di Mailbox Monitor è integrare il sistema Kofax con la casella di posta elettronica e il processo aziendale del cliente. L'integrazione fornita dall'applicazione Mailbox Monitor consente di automatizzare l'intero processo di fatturazione, registrazione e archiviazione delle fatture. In pratica, ciò significa ridurre la quantità di lavoro necessaria per elaborare la fattura. L’intero processo è informatizzato, riducendo al minimo il lavoro manuale.
Ruolo del processo Mailbox Monitor
Mailbox Monitor si integra con la casella di posta elettronica indicata dall'azienda e crea processi aziendali per le fatture ricevute. Durante la configurazione dell'applicazione Mailbox Monitor, l'utente indica da quali indirizzi e domini di posta elettronica verranno recapitate le fatture. L'utilizzo della soluzione Mailbox Monitor fornisce protezione contro l'estorsione. Il sistema riconosce se il dominio da cui è stato recapitato il messaggio è presente nella lista dei mittenti. Una fattura consegnata da una fonte non definita non viene elaborata. Se un messaggio contenente un allegato viene recapitato da un dominio o indirizzo email specifico. Mailbox Monitor scarica l'allegato inviato e, a seconda della sua configurazione, crea uno o più processi aziendali di fatturazione. Gli allegati (solitamente in formato PDF) vengono allegati da Mailbox Monitor al processo di fattura creato e inizia il flusso di documenti.
Come creare un processo di elaborazione delle fatture utilizzando l'applicazione Mailbox Monitor:
- Mailbox monitora costantemente la casella di posta aziendale.
- Un messaggio viene recapitato nella casella di posta elettronica.
- Mailbox riceve un'e-mail contenente un allegato.
- In base al messaggio e-mail ricevuto, l'applicazione Mailbox Monitor crea un processo di elaborazione delle fatture nel sistema di elaborazione delle fatture del cliente.
In questa fase i dati della fattura elettronica non sono ancora stati completati nel processo creato. Il processo contiene l'allegato stesso. Il passo successivo è riconoscere la fattura allegata. Mailbox Monitor attiva il riconoscimento dell'allegato nel sistema Kofax. Dopo il riconoscimento, Kofax completa i dati della fattura nel sistema aziendale dell'azienda. Kofax riconosce sul documento: numero fattura, NIP / codice fiscale, valore netto, valore lordo, data di emissione del documento. L'applicazione Kofax adatta il metodo di riconoscimento della fattura al numero NIP / codice fiscale. Nel sistema Kofax le modalità di riconoscimento delle fatture sono definite in base al mittente. Ogni azienda (mittente) utilizza il proprio modello di fattura. I modelli definiti vengono definiti come "classi di documenti". Il processo così creato avvia la liquidazione della fattura.
Gestione delle fatture
L'utente non deve inserire manualmente i dati della fattura ricevuta via email. Il sistema Kofax completerà i dati da solo. Tutti i dati della fattura necessari per avviare il processo di liquidazione delle fatture vengono automaticamente estratti dal documento e completati nel sistema di elaborazione fatture. Inoltre, al modulo con i dati compilati è allegato un allegato con la fattura. Grazie a ciò, l'utente può verificare rapidamente la correttezza dei dati compilati. Basta aprire il documento allegato e confrontarne il contenuto con i dati inseriti nel sistema. Un'altra protezione contro il pagamento di una fattura per un servizio non ordinato è quella di definire un numero di conto bancario. Prima di completare il processo di elaborazione della fattura e saldare l'importo dovuto, il sistema di circolazione dei documenti verifica se il numero di conto bancario è coerente con quello precedentemente fornito dal contraente. Se il numero di conto non corrisponde, il pagamento non verrà elaborato. Attualmente il sistema Mailbox Monitor supporta fatture polacche e straniere.
