Rechnungsverarbeitung Was ist Mailbox Monitor?

Die Aufgabe von Mailbox Monitor ist die Integration von Rechnungsverarbeitungssystemen. Unternehmen, die Rechnungen verarbeiten, entscheiden sich häufig für die Einführung eines Systems, das die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Durch die Implementierung einer solchen Lösung wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, was wirtschaftliche Vorteile mit sich bringt. Die Aufgabe von Mailbox Monitor besteht darin, das Kofax-System in das E-Mail-Postfach und den Geschäftsprozess des Kunden zu integrieren. Die von der Mailbox Monitor App bereitgestellte Integration ermöglicht es dir, den gesamten Prozess der Abrechnung, Erfassung und Archivierung von Rechnungen zu automatisieren. In der Praxis bedeutet dies eine Reduzierung des Arbeitsaufwands für die Rechnungsbearbeitung. Der gesamte Prozess ist computerisiert, wodurch die manuelle Arbeit minimiert wird.

Welche Rolle spielt der Mailbox Monitor bei der Rechnungsbearbeitung?

Mailbox Monitor integriert sich in den vom Unternehmen angegebenen E-Mail-Posteingang und erstellt Geschäftsprozesse für empfangene Rechnungen. Bei der Konfiguration der Mailbox Monitor App gibt der Benutzer an, von welchen Adressen und E-Mail-Domänen Rechnungen zugestellt werden. Der Einsatz der Mailbox Monitor Lösung bietet Schutz vor Gelderpressung. Das System erkennt, ob die Domain, von der die Nachricht zugestellt wurde, in der Absenderliste enthalten ist. Eine von einer nicht definierten Quelle gelieferte Rechnung wird nicht verarbeitet. Wenn eine Nachricht mit einem Anhang von einer bestimmten Domäne oder E-Mail-Adresse zugestellt wird. Mailbox Monitor lädt den versendeten Anhang herunter und erstellt je nach Konfiguration einen oder mehrere Rechnungsgeschäftsprozesse. Anhänge (normalerweise im PDF-Format) werden von Mailbox Monitor an den erstellten Rechnungsprozess angehängt und der Dokumentenfluss beginnt. So erstellst du einen Rechnungsverarbeitungsprozess mit der Mailbox Monitor App:

1. Mailbox überwacht ständig das Unternehmenspostfach.
2. Eine Nachricht wird an deinen E-Mail-Posteingang gesendet.
3. Mailbox erhält eine E-Mail mit einem Anhang.
4. Basierend auf der empfangenen E-Mail-Nachricht erstellt die Mailbox Monitor App einen Rechnungsbearbeitungsprozess im System des Kunden, der zur Rechnungsverarbeitung verwendet wird.

Zu diesem Zeitpunkt sind die Daten der elektronischen Rechnung noch nicht im erstellten Prozess enthalten. Der Prozess enthält den Anhang selbst. Der nächste Schritt besteht darin, die beigefügte Rechnung zu erkennen. Mailbox Monitor löst die Erkennung des Anhangs im Kofax-System aus. Nach der Erkennung vervollständigt Kofax die Rechnungsdaten im Geschäftssystem des Unternehmens. Kofax erkennt auf dem Dokument: Rechnungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Nettowert, Bruttowert, Ausstellungsdatum des Dokuments. Die Kofax App passt die Methode zur Rechnungserkennung an die NIP-Nummer (Steuernummer) an. Im Kofax System werden die Erkennungsmethoden von Rechnungen anhand ihres Absenders definiert. Jedes Unternehmen (Absender) verwendet seine eigene Rechnungsvorlage. Die definierten Vorlagen werden als „Dokumentklassen“ bezeichnet. Der so erstellte Prozess leitet die Rechnungsabrechnung ein.
Rechnungsbearbeitung
Der Benutzer muss die Daten aus der per E-Mail erhaltenen Rechnung nicht manuell umschreiben. Das Kofax-System vervollständigt die Daten selbstständig. Alle zum Starten des Rechnungsabwicklungsprozesses erforderlichen Rechnungsdaten werden automatisch aus dem Dokument extrahiert und im Rechnungsverarbeitungssystem vervollständigt. Zusätzlich ist dem Formular der Rechnungsanhang mit den ausgefüllten Daten beigefügt. Dadurch hat der Benutzer die Möglichkeit, die Richtigkeit der ausgefüllten Daten schnell zu überprüfen. Es reicht nur das beigefügte Dokument zu öffne und dessen Inhalt mit den im System eingegebenen Daten zu vergleichen. Ein weiterer Schutz vor der Rechnungszahlung für eine nicht bestellte Leistung ist die Angabe einer Bankkontonummer. Bevor die Rechnungsbearbeitung abgeschlossen und der fällige Betrag beglichen wird, prüft das Dokumentenflusssystem, ob die Bankkontonummer mit der zuvor vom Geschäftspartner angegebenen übereinstimmt. Stimmt die Kontonummer nicht überein, erfolgt keine Zahlung. Derzeitig unterstützt das Mailbox Monitor System sowohl polnische als auch ausländische Rechnungen.